Handleiding Digitaal Archief

INHOUDSOPGAVE

• 1. Inleiding
  • 1.1 Digitaal archief, de voordelen
• 2. Digitaal archief activeren
  • 2.1 Hoe kunt u het digitale archief activeren?
  • 2.2 Jaarlijkse kosten digitaal archief
• 3. TOEGANG TOT HET ARCHIEF
  • 3.1 Bestanden of bijlagen toevoegen aan uw archief
  • 3.2 Overzicht en functionaliteit van de iconen
• 4. Bijlagen toevoegen aan uw taxatierapport
  • 4.1 Bijlagen selecteren
  • 4.2 Overzicht bestandsnamen
  • 4.3 Bijlagen corrupt
• 5. ZIP-bestanden exporteren
  • 5.1 ZIP-bestanden selecteren

1. Inleiding

Als gebruiker van de Taxatiemodule Digitaal Archief kunt u gebruik maken van het 'Digitaal Archief'. Het Digitaal Archief biedt u de volgende functionaliteiten:

1. Bestanden op complexniveau toevoegen (zoals huurcontracten, kadastrale uittreksels etc.);
2. Bijlagen samenvoegen met uw Taxatierapport;
3. Bestanden uit uw archief downloaden/exporteren als PDF- of ZIP-bestand.

Met deze functionaliteit kunt u op complex niveau .pdf bestanden toevoegen. Op deze wijze heeft u in één overzicht al uw complexe informatie op één locatie.

1.1 Digitaal archief, de voordelen

● alle complex informatie op één plek, met als resultaat een efficiënter beheer van uw documenten;

● forse besparing ten opzichte van een papieren archief (archiefruimte, archiefmedewerkers);

● besparing op kosten voor het veelvuldig kopiëren en fysiek verzenden van papieren documenten;

● sneller terugzoeken en opvangen van relevante complex informatie;

● met één druk op de knop worden automatisch de kaarten van het kadaster, bestemmingsplan,

bodemloket en de fundering viewer toegevoegd;

● meerdere medewerkers kunnen gelijktijdig hetzelfde document inzien;

● dagelijkse back-up van al uw complex informatie;

● externe partijen toegang verlenen tot complex informatie, bijvoorbeeld bij verkoop (due diligence).

2. Digitaal archief activeren

2.1 Hoe kunt u het digitale archief activeren?

Alvorens u gebruik kunt maken van het digitale archief zal deze voor u geactiveerd moeten worden. Hiervoor dient u op onze website onder Support bij 'Licentie wijzigen of opzeggen' het formulier in te vullen. Bij Gewenste wijziging kiest u 'Digitaal archief module activeren', waarna wij z.s.m. of op aangegeven datum uw digitale archief activeren.

2.2 Jaarlijkse kosten digitaal archief

Wilt u gebruik maken van deze extra functionaliteit binnen uw TMS module dan brengt fluX hiervoor additionele jaarlijkse licentiekosten in rekening. De jaarlijkse licentiekosten voor het gebruik van “Digitaal Archief” zijn terug te vinden op onze website.

3. TOEGANG TOT HET ARCHIEF

Het digitale archief bevindt zich onder het tabblad “Rapportages - Bijlagen en Archief”.

3.1 Bestanden of bijlagen toevoegen aan uw archief

De drie getoonde balken hebben de volgende functionaliteiten.

Balk 1 - hier ziet u de rapporten; taxatie en de rekenbijlagen welke door het systeem zijn gegenereerd. LET OP! U ziet hier alleen rapporten als u een taxatie definitief heeft gemaakt (op slot heeft gezet) en daarna de taxatierapporten hebt gegenereerd door middel van het genereer-icoon:

Balk 2 - hier verschijnen de door u toegevoegde bijlagen. U kunt bestanden/bijlagen toevoegen door deze te uploaden. Wilt u een bestand uploaden dan klikt u op het upload-icoon: 

Balk 3 - hier verschijnen de door u toegevoegde huurovereenkomsten. Indien u in de module een contract heeft aangemaakt kunt u bij tabblad “Contract - Bijlagen contract” de huurovereenkomsten uploaden. Deze verschijnen automatisch bij het tabblad “Rapportages - Bijlagen en archief” en vice versa. LET OP! heb je geen contract aangemaakt, dan kan je ook geen huurovereenkomst toevoegen.

3.2 Overzicht en functionaliteit van de iconen

Icoon	Functionaliteit
	Door op dit icoon te klikken kunt u bestanden uploaden.
	Door op dit icoon te klikken kunt u bestanden vanuit uw archief downloaden.
	Via dit icoon worden het taxatierapport en alle bijlagen gegenereerd. Deze worden dan zichtbaar in balk 1.
	Zodra achter de documenten het vinkje pdf is aangevinkt, zullen deze worden samengevoegd in een document na het klikken van dit .pdf icoon.
	Zodra achter de documenten het vinkje ZIP is aangevinkt, zullen deze worden samengevoegd in een document na het klikken van dit ZIP-icoon.
	Indien u meerdere documenten wilt verwijderen, kunt u middels het vooraan selecteren van de documenten en deze knop alle geselecteerde documenten tegelijk verwijderen.
	Met één druk op de knop haalt u de kaarten op voor het kadaster, bestemmingsplan, bodemloket en funderingsviewer.

4. Bijlagen toevoegen aan uw taxatierapport

U kunt additionele bestanden toevoegen aan uw taxatierapport en deze als één .pdf versturen. Op deze wijze is het niet meer

noodzakelijk om individuele (losse) PDF-bestanden met uw taxatierapport mee te sturen.

4.1 Bijlagen selecteren

In de kolom PDF selecteert u de bestanden welke u wilt toevoegen aan uw Taxatierapport . In het voorbeeld zijn zes bestanden geselecteerd. Ook de volgorde van de bestanden kunt u aangeven. Dit betreft de volgorde van de bestanden zoals ze in het samengevoegde .pdf bestand zullen worden getoond.

Nadat u de gewenste bestanden heeft geselecteerd klikt u op het .pdf icoon. De door u geselecteerde bestanden worden nu samengevoegd tot één .pdf bestand. Zodra het proces is voltooid kunt u het PDF-bestand lokaal opslaan of direct openen.

4.2 Overzicht bestandsnamen

Als u een bestand upload naar het taxatie archief kunt u de bestandsnaam wijzigen . Dit is erg handig om uw archief overzichtelijk te houden. Ook is het mogelijk om een opmerking aan het bestand toe te voegen voor additionele informatie.

4.3 Bijlagen corrupt

Het komt wel eens voor dat een door u geüpload bestand de status "PDF corrupt" krijgt. Dan is er iets mis en kan het rapport niet worden samengevoegd. U kunt het bestand repareren door een (gratis) reparatietool zoals “ilovepdf.com” te gebruiken en het document te repareren. LET OP! Vergeet het corrupte bestand niet te verwijderen.

5. ZIP-bestanden exporteren

U kunt al uw bestanden exporteren als een ZIP-bestand. Een ZIP-bestand is een gecomprimeerd bestand waarin één of meer bestanden zijn ondergebracht. Dit is handig als u een compleet (digitaal) complex dossier wilt exporteren, inclusief alle bijlagen.

5.1 ZIP-bestanden selecteren

In de kolom 'ZIP' selecteert u de bestanden welke u wilt toevoegen aan uw ZIP-bestand. In het voorbeeld zijn zes ZIP-bestanden geselecteerd.

Nadat u de gewenste bestanden heeft geselecteerd klikt u op het ZIP icoon. De door u geselecteerde bestanden worden nu samengevoegd tot één ZIP bestand. Zodra het proces is voltooid kunt u het ZIP bestand lokaal opslaan of direct openen.