Handleiding Overige import (Excel Ex- Import)

Gewijzigd op Wed, 31 Aug 2022 om 04:19 PM

INHOUDSOPGAVE



1. Inleiding

De Excel Ex- Importmodule dient ervoor om snel en eenvoudig data te kunnen exporteren en importeren. Dat scheelt niet alleen invoerwerk maar voorkomt ook fouten bij handmatige invoer. Het importeren van databestanden vereist een aantal nauwkeurige handelingen die uitgevoerd moeten worden middels het gebruik van MS Excel. U dient dus zelf over een MS Office of Excel pakket te beschikken om de bestanden te kunnen bewerken en/of in te zien.

De Overige Import module is een uitbreiding op de huidige Excel Ex- Import module. Hiermee kunt u nieuwe

objecten toevoegen aan een portfolio.



2. Het stappenplan

Om de Overige Import module te gebruiken dient u onderstaand stappenplan te volgen. Meer uitleg over de stappen wordt gegeven in de volgende hoofdstukken.


StapBeschrijving
Stap 1

Download in de applicatie onder de knop Documenten het format voor Commercieel of Residentieel.


Exacte naam van de documenten:

● Overige import - Format Commercieel

● Overige import - Format Residentieel

Stap 2

Vul het format met uw gegevens. Voor Residentieel zie hoofdstuk 3, voor Commercieel zie hoofdstuk 4.

Stap 3

Sla het ingevuld Excel document op en importeer het in fluX. Voor een uitgebreide beschrijving hiervan gaat u naar hoofdstuk 5.



3. Residentieel Import

Nadat u het format heeft gedownload kunt u het Excel bestand gaan vullen met uw gegevens. Per regel kan er één woning worden aangemaakt. Velden kunnen worden leeg gelaten behalve de velden met KEYs. Belangrijk hierin is dat er velden zijn die u op de juiste wijze dient in te vullen. Indien u niets invult, wordt er ook een leeg veld geïmporteerd. Er zijn drie onderdelen:

  1. complex;
  2. woningtype;
  3. woninggedeelte.


Het Complex gedeelte is blauw gearceerd, het Woningtype gedeelte is oranje en Woninggedeelte groen. Het is van belang dat de de cellen waar “key” in de naam staat ingevuld zijn.


CelHow to fill the Excel file
Portefeuillekey

Dit is het ID van het portfolio. Voordat dit nummer te zien is dient u de volgende

stappen te doorlopen:

  1. Maak een portfolio aan onder de gewenste Taxateur/Afdeling/BU;
  2. Maak in het portfolio één complex aan en sluit de wizard, u hoeft geen gegevens in te voeren;
  3. Ga naar het tabblad Toegang en kopieer het Portfolio ID.


Vervolgens krijgt iedere regel die u invult dit Portfolio ID als PortefeuilleKey.

ComplexKey

Hier voert u het ID van het complex in. Dit kan één ID zijn of verschillende ID’s als u meerdere complexen wil aanmaken. Dit is een vrij invoerveld. Mogelijkheid tot combinatie van cijfers en letters. Geen spaties.


Omdat u al een complex heeft aangemaakt om tot het Portfolio ID te komen kunt u het Complex ID invullen in cel B2.


Eén complex

● Indien u maar één complex heeft waar alle woningen onder vallen voert u

overal hetzelfde Complex ID in bij de kolom ComplexKey.


Meerdere complexen

● Indien u meerdere complexen heeft waar woningen onder vallen voert u per woning die onder dat complex valt het Complex ID in. Voor de tweede woning kunt u de ComplexKey van het eerste complex aanpassen door bijvoorbeeld twee nummers aan te passen. Hetzelfde geldt voor complex drie en et cetera.

ComplexNaam

De ComplexNaam is, zoals de naam al zegt, de naam van het complex. U bepaalt zelf welke naam het complex krijgt. Indien u meer dan één woning heeft per complex, let dan op dat er per ComplexKey één ComplexNaam is.


CelHow to fill the Excel file
WoningtypeKey

Per complex kunt u meerdere woningtypes hebben. Onder een zo’n type kunnen meerdere woningen hangen. Dit is een vrij invoerveld. Mogelijkheid tot combinatie van cijfers en letters. Geen spaties. U kunt dus zelf een combinatie maken voor de WoningtypeKey.


Eén woningtype

● Indien u maar één woningtype heeft, hoeft u maar één cijfer/lettercombinatie te maken.

Meerdere woningtypes

● Indien u meerdere woningtypes heeft waar woningen onder vallen voert u per woningtype een eigen cijfer/lettercombinatie in. Dus voor het tweede woningtype maakt u een ander cijfer-/lettercombinatie dan voor woningtype één. Hetzelfde geldt voor woningtype drie en et cetera. U mag hetzelfde WoningtypeKey gebruiken bij verschillende complexen.


WoningTypeNaam

De naam / omschrijving van de woning. Dit is een vrije invoerveld. Mogelijke namen zijn: rijtjeshuis, hoekwoning et cetera. of bijvoorbeeld het adres van de woning.


Op woningniveau dienen worden de gegevens ingevuld voor het woning-gedeelte. Het adres dat ingevuld wordt is dus op woning niveau en niet op complexniveau. Een aantal van deze gegevens zijn:


CelHow to fill the Excel file


WoningKey


Dit is het ID van de woning. Per woning die u aanmaakt dient u een unieke cijfer /

lettercombinatie te maken. In uw taxatie komt dit terug als VHE-ID.

ContracthuurPerMND


Geef hier de contracthuur per maand op.
MarkthuurPerMNDGeef hier de markthuur per maand op.
IsLeegGeef hier middels Ja of Nee aan of de woning leegstaat.
IsOnzelfstandig Geef hier middels Ja of Nee aan of de woning onzelfstandig is.
IsBeschermdGeef hier middels Ja of Nee aan of de woning Beschermd is.


Nadat u bovenstaande belangrijke velden heeft ingevuld kunt u de rest van het bestand gaan vullen met uw data behorende tot de woning(en).


Nadat u uw data heeft ingevuld en opgeslagen gaat u naar de Excel Ex- Import module en klikt u op het tabblad Overig Import. Hier klikt u op laad file en upload u uw Excel bestand. LET OP! kies bij import type het juiste type, in dit geval dus Residentieel Import. Klik vervolgens in het witte gedeelte waarna de knop Bewaar en ververs actief wordt. Druk op deze knop. Het duurt even voordat het bestand is ingelezen. De duur hangt af van de grootte van het bestand. U kunt tussendoor op ververs klikken. Als het bestand succesvol is ingelezen staat dit vermeld in de rechter kolom Status.




4. Commercieel Import

Nadat u het format heeft gedownload kunt u het Excel bestand gaan vullen met uw gegevens. Per regel kan er één ruimte worden aangemaakt. Velden kunnen worden leeg gelaten behalve de velden met KEYs. Belangrijk hierin is dat er velden zijn die u op de juiste wijze dient in te vullen. Indien u niets invult, wordt er ook een leeg veld geïmporteerd. In totaal zijn er vier onderdelen, bestaande uit:

  1. complex;
  2. ruimte;
  3. contract
  4. koppeling tussen ruimte en contract.


4.1 Complex

Het onderdeel Complex is met de kleur blauw in de eerste rij van het Excel-format gearceerd. 


Het complex gedeelte bestaat uit drie onderdelen. PortefeuilleKey en ComplexKey dienen altijd ingevuld te zijn. Met ComplexNaam maakt u het voor uzelf overzichtelijk welk complex het is.


CelHow to fill the Excel file
PortefeuilleKey

Dit is het ID van het portfolio. Voordat dit nummer te zien is dient u een de volgende stappen te doorlopen:

  1. Maak een portfolio aan onder de gewenste Taxateur/Afdeling/BU;
  2. Maak in het portfolio één complex aan en sluit de Wizard, u hoeft geen gegevens in te voeren;
  3. Ga naar het tabblad Toegang en kopieer het Portfolio ID.


Vervolgens geeft u iedere regel die u invult dit Portfolio ID als PortefeuilleKey.

ComplexKey

Hier voert u het ID van het complex in. Dit kan één ID zijn of verschillende ID’s als u meerdere complexen wil aanmaken. Dit is een vrij invoerveld. Mogelijkheid tot combinatie van cijfers en letters. Geen spaties.


Omdat u al een complex heeft aangemaakt om tot het Portfolio ID te komen kunt u het Complex ID invullen in cel B2.


Eén complex

● Indien u maar één complex heeft waar alle ruimtes onder vallen voert u

overal hetzelfde Complex ID in bij de kolom ComplexKey.

Meerdere complexen

● Indien u meerdere complexen heeft waar ruimtes onder vallen voert u per ruimte die onder dat complex valt het Complex ID in. Voor de tweede ruimte kunt u het de ComplexKey van het eerste complex aanpassen door bijvoorbeeld twee nummers aan te passen. Hetzelfde geldt voor complex drie en et cetera.

ComplexNaam

De ComplexNaam is, zoals de naam al zegt, de naam van het complex. U bepaalt zelf welke naam het complex krijgt. Indien u meer dan één woning heeft let dan op dat er per ComplexKey één ComplexNaam is.


4.2 Ruimte

Het onderdeel Ruimte is met de kleur oranje in de eerste rij van het Excel-format gearceerd.

Het Ruimte gedeelte bestaat uit negen onderdelen. RuimteKey dient altijd ingevuld te zijn.

CelHow to fill the Excel file
RuimteKey

Per complex kunt u meerdere ruimtes hebben. Dit is een vrij invoerveld. Mogelijkheid tot combinatie van cijfers en letters. Geen spaties. LET OP! Iedere ruimte dient een uniek KEY (cijfer/letter combinatie) te hebben.

RuimteType

Dit is de naam van de ruimte. Per Ruimtekey kunt u dus een naam aanmaken voor de ruimte. Er mogen spaties gebruikt worden.

IPDType

Voer hier het IPD type in van de ruimte. Geldige IPD Types zijn:

- winkel;

- kantoor;

- bedrijfsruimte;

- parkeren binnen;

- parkeren buiten;

- overig.


LET OP! Een ander IPD Type dan bovengenoemd is niet geldig en zal een fout

veroorzaken.


4.3 Contract

Het onderdeel Contract is met de kleur groen in de eerste rij van het Excel-format gearceerd.

Het contract gedeelte bestaat uit elf onderdelen. ContractKey dient altijd ingevuld te zijn.


CelHow to fill the Excel file
ContractKey

Dit het ID van de huurder. Dit is een vrij invoerveld. Mogelijkheid tot combinatie van cijfers en letters. Geen spaties. Per aangemaakte huurder dient er een unieke cijfer/lettercombinatie ingevuld/gemaakt te worden.


LET OP! Indien een huurder meerdere ruimtes huurt dient de ContractKey bij die ruimtes hetzelfde te zijn.

Huurder

In deze cel vult u de naam van de huurder in die hoort bij de ruimte op deze regel.

Hier mag gebruik worden gemaakt van spaties.

LeegstandGeef hier middels Ja of Nee aan of de ruimte leeg staat.
Aanvangsleegstand MND

Geef hier waar wat de aanvangsleegstand is in maanden. LET OP! er is een minimum van één maand.

Indexdatum

De datum vanaf wanneer er geïndexeerd dient te worden.


Datum invullen zoals: 01-01-2021

ContractindexHet percentage waarmee geïndexeerd gaat worden.
BTWBelastGeef hier middels Ja of Nee aan of er gerekend dient te worden met BTW.


4.4 Koppeling tussen ruimte en contract

Het onderdeel Koppeling tussen ruimte en contract is met de kleur paars in de eerste rij van het Excel-format gearceerd.


Het complex gedeelte bestaat uit drie onderdelen. ComponentKey en UNT dienen altijd ingevuld te zijn.


CelHow to fill the Excel file
ComponentKey

Dit is de cijfercode voor de koppeling tussen de ruimte en het contract. Dit is een vrij invoerveld. Mogelijkheid tot combinatie van cijfers en letters. Geen spaties. Deze dient uniek te zijn.

UNTVul hier de RuimteKey in die u heeft ingevuld in kolom D.
VVO/Stuks

In deze cel vul je in hoeveel VVO’s of stuks je van de ruimte aan dit contract wil koppelen.


Huurt de huurder de hele ruimte dan is dit veld hetzelfde aan cel K. Huurt de huurder maar een deel, dan vul je hier het deel in dat deze huurder van deze ruimte huurt.


4.5 Excel format importeren

Nadat u bovenstaande belangrijke velden hebt ingevuld kunt u de rest van het bestand gaan vullen met uw data behorende tot de ruimte(s) en contracten.


Nadat u uw data heeft ingevuld en opgeslagen gaat u naar de Excel Ex- Import module en klikt u op het tabblad Overig Import. Hier klikt u op laad file en upload u uw Excel bestand. LET OP! kies bij import type het juiste type, in dit geval dus Commercieel Import.




5. Excel document importeren in fluX

Onder de tab overige import ziet u het volgende scherm:


Er zijn twee type importen: Commercieel en Residentieel. Ieder type import heeft zijn eigen template., welke te downloaden zijn onder de knop “Documenten”.


Nadat u de file heeft geüpload dient u in die regel te kiezen voor het type dat u upload, dus Residentieel Import of Commercieel Import. Druk vervolgens op de knop ”Bewaar en ververs”. Deze knop bevindt zich linksboven. Het duurt even voordat het bestand is geïmporteerd, hoe lang dat duurt ligt aan de grootte van het document.


Om de voortgang bij te houden kunt u klikken op de knop ververs, uiteindelijk wordt bij de status aangegeven of de import succesvol is, succesvol met notifications of fouten heeft. Als u notifications of fouten als status heeft, zijn deze beschreven onder het tabblad fouten.



6. Eigen import downloaden

Mocht u na het uploaden uw eigen import willen bekijken/downloaden, dan kan dat onder de tab Overig import - Andere import en dan de knop “Bekijk file”.


Was dit artikel nuttig?

Dat is fantastisch!

Hartelijk dank voor uw beoordeling

Sorry dat we u niet konden helpen

Hartelijk dank voor uw beoordeling

Laat ons weten hoe we dit artikel kunnen verbeteren!

Selecteer tenminste een van de redenen

Feedback verzonden

We waarderen uw moeite en we gaan proberen om het artikel te verbeteren