Handleiding Excel Ex- Import

INHOUDSOPGAVE

• 1. Inleiding
  • 1.1 Disclaimer
• 2. Module geactiveerd
  • 2.1 Im-/Export
    • 2.1.1 Wachtrij
    • 2.1.2 Excel Import
    • 2.1.3 Importeren - Laad file
    • 2.1.4 Archief - Bekijk file
    • 2.1.5 Excel Export
  • 2.2 Objecten verwijderen
    • 2.2.1 Stap 1. Exporteer
    • 2.2.2 Stap 2. INACTIVE
    • 2.2.3 Stap 3. Importeer

1. Inleiding

Als gebruiker van fluX kunt u gebruik maken van onze Excel Ex- Importmodule. Deze functionaliteit dient ervoor om snel en eenvoudig data te kunnen exporteren en importeren. Dat scheelt niet alleen invoerwerk maar voorkomt ook fouten bij handmatige invoer.

Het importeren van databestanden vereist een aantal nauwkeurige handelingen die uitgevoerd moeten worden middels het gebruik MS Excel. U dient dus over een MS office of een Excel pakket te beschikken om de bestanden te kunnen bewerken en/of in te zien. Het is van belang dat u bekend bent met het gebruik van MS Excel!

1.1 Disclaimer

DISCLAIMER - Het rechtstreeks importeren van gegevens kan aanzienlijke tijdswinst opleveren. Bij onervaren gebruik van de Importmodule kunt u ook belangrijke gegevens verliezen of overschrijven! Voor dit soort fouten stelt fluX zich uitdrukkelijk niet aansprakelijk. Het is verstandig om voorafgaand aan een gegevens import eerst een gegevens export te maken van het gehele bestand en dit bestand zorgvuldig te bewaren. Als er bij een import dan iets fout gegaan is, dan kan een import van dit bewaarde exportbestand in vele gevallen uw gegevens weer in originele staat terugbrengen.

2. Module geactiveerd

Alvorens u begint met het importeren en of exporteren dient u te verifiëren of de module geactiveerd is. U kunt zelf eenvoudig controleren of u toegang heeft. In de hoofdnavigatie dient het tabblad “Im-/export” zichtbaar te zijn.

Wanneer de module niet geactiveerd is, neem dan contact op met onze Support Desk.

2.1 Im-/Export

In de hoofdnavigatie kiest u voor de button “Im-/Export”. Wanneer u hier bent kunt u met de button Complex , Portfolio of Workflow weer (terug) naar betreffend onderdeel van de applicatie.

2.1.1 Wachtrij

U ziet nu onderstaand overzicht. Het eerste tabblad geeft een overzicht van de Wachtrij. Hier tonen we alle lopende of nog uit te voeren Ex- en importbestanden. fluX kent twee wachtrijen GROOT en KLEIN. Alle exportbestanden boven de 10.000 regels en alle importbestanden boven de 0,977 MB komen in de wachtrij GROOT. Alle overige bestanden komen in de wachtrij KLEIN.

2.1.2 Excel Import

Het tweede scherm geeft al uw bestanden die u door de tijd hebt geïmporteerd.

2.1.3 Importeren - Laad file

Heeft u een bestand uit fluX geëxporteerd, dan kunt u de data aanpassen en vervolgens importeren.

Let op! Om een import te laten slagen dient u de lay-out van de Excel template intact te houden. Dat betekent dat u geen kolommen mag verwijderen of informatie in de headers wijzigt (grijze gebied).

U kunt uw importbestand importeren, klik op het Icoon Laad file . Er verschijnt een pop-up scherm:

Klik op Zoek… en selecteer het gewenste bestand om te importeren. Druk vervolgens op Laad op:

Fouten

Het kan gebeuren dat de status van uw Excel Import Fouten teruggeeft. U kunt dan naar het 2e scherm om te zien welke fouten er zijn geconstateerd. Los deze punten op en importeer het bestand opnieuw.

2.1.4 Archief - Bekijk file

U kunt al uw eerder geïmporteerde bestanden ophalen door op het icoon Bekijk file te klikken. Het bestand wat u destijds hebt geïmporteerd verschijnt. U heeft hiermee uw eigen archief.

2.1.5 Excel Export

Om een export te kunnen maken gaat u naar het onderdeel Portfolio. Hier kunt u de data exporteren van de verschillende schermen.

Wanneer u een update wilt doen van uw huidige portefeuille, kunt u dit eenvoudig uitvoeren door een gedeelte van de data te exporteren, deze vervolgens aan te passen en direct terug te importeren. Ieder scherm beschikt over een Excel-button waarmee u een export kunt maken van de getoonde data in dat specifieke scherm. Exports gaan per scherm of per geheel objecttype (complex, woningtype, woning).

Icoon	Omschrijving
	Exporteer alle data van het huidige scherm.
	Exporteer alle data van het objecttype (bijv. woningen).

De getoonde data in het scherm wordt nu geëxporteerd en wordt automatisch in Excel geopend:

Wanneer de te exporteren data te groot is om direct af te handelen dan verschijnt de volgende melding:

De export wordt nu op de achtergrond afgerond.

Met OK klikt u deze melding weg. Vervolgens klikt u in de hoofdnavigatie op de button “Im-/Export”. Onder Excel Export kunt u de status van uw export volgen.

Hier treft u alle bestanden die u als gebruiker door de tijd heeft geëxporteerd. Kleine exportbestanden worden niet opgeslagen, grote exportbestanden wel. Wanneer in de kolom Bestand downloaden op Ja staat, kunt u het bestand op ieder gewenst moment (opnieuw) ophalen.

2.2 Objecten verwijderen

Het verwijderen van objecten (portefeuilles, complexen, woningen) kan handmatig in fluX. U kunt dit doen door op het rode kruis te klikken van het specifieke object en vervolgens op de knop BEWAAR te klikken.

Naast het handmatig verwijderen van objecten in fluX kan dit ook d.m.v. de Excel Import. Dit is handig in het geval van een grote portefeuille waar, verspreid over meerdere complexen, enkele woningen verwijderd moeten worden. In dit hoofdstuk beschrijven we de werkwijze voor het verwijderen van deze objecten.

2.2.1 Stap 1. Exporteer

Exporteer het scherm waar de objecten in staan naar Excel. In onderstaand voorbeeld gaat het om woningen:

2.2.2 Stap 2. INACTIVE

Standaard toont de Excel-export alleen de regels 1, 7, 9, 10, 12 , 13 en verder. Maak de regels 1 t/m 13 allemaal zichtbaar in Excel. Voeg in de laatste kolom op regel 8 en 13 de tekst ISACTIVE toe.

Voeg vervolgens de tekst INACTIVE toe aan de woningen die verwijderd moeten worden.

2.2.3 Stap 3. Importeer

Importeer het bestand en de regels met INACTIVE worden verwijderd.