Handleiding Algemeen

INHOUDSOPGAVE

• 1. Inleiding
  • 1.1 Aanmelding en educatie
  • 1.2 Taxatiemodellen
  • 1.3 Inloggen - Authenticatie in twee stappen d.m.v. SMS code
• 2 Applicatie
• 3. Menubalk
  • 3.1 Bewaar
  • 3.2 Ververs
  • 3.3 Zoek
  • 3.4 Portfolio
  • 3.5 Workflow
  • 3.6 Profiel
    • 3.6.1 Organisatie
    • 3.6.2 Taxateur
    • 3.6.3 Trainingen
    • 3.6.4 Mentorschap
    • 3.6.5 Kwaliteitstraat (Alleen van toepassing voor TMI taxateurs)
    • 3.6.6 Taxaties
    • 3.6.7 Licenties & facturen
    • 3.6.8 Voorwaarden
    • 3.6.9 Toegang
    • 3.6.10 Samenwerking
  • 3.7 Documenten
  • 3.8 Im- Export
  • 3.9 Support
    • 3.9.1 Online Support Center
    • 3.9.2 Support account aanmaken
    • 3.9.3 Release Notes
    • 3.9.4 Kennisbank
  • 3.10 Nieuwe gebruiker
• 4. Linkernavigatie
  • 4.1 Navigatie
  • 4.2 Overzicht van de gebruikte iconen in de navigatie
    • 4.2.1 Taxatie
    • 4.2.2 Toegang
    • 4.2.3 Instelling
    • 4.2.4 Notities
• 5. Taxatie-navigatie
  • 5.1 Taxatie-invoervelden
  • 5.2 Overerving
  • 5.3 Extrapolatie
  • 5.4 Kleuren
  • 5.5 Opslaan
  • 5.6 Referenties
  • 5.7 Tekst rapport
    • 5.7.1 Rapportages
    • 5.7.2 Taxatie
    • 5.7.3 Foto
    • 5.7.4 Bijlagen en archief

1. Inleiding

Deze algemene handleiding beschrijft niet de taxatiemodellen, maar belicht de algemene functionaliteiten binnen onze applicatie, zodat u op efficiënte wijze gebruik kunt maken van het VMS. Naast deze Algemene Handleiding zijn er handleidingen voor de verschillende taxatiemodellen en specifieke functionaliteiten.

1.1 Aanmelding en educatie

Nadat u het verplichte educatietraject heeft afgerond kunt u, na acceptatie van onze algemene voorwaarden (tijdens de eerste keer inloggen), gebruik gaan maken van het VMS. Meer informatie over het educatietraject en trainingen vindt u op onze website.

1.2 Taxatiemodellen

Ons VMS beschikt over verschillende taxatiemodellen. Voor ieder model is een educatieplicht van toepassing.

1.3 Inloggen - Authenticatie in twee stappen d.m.v. SMS code

Om succesvol te kunnen inloggen op de applicatie dient u te beschikken over uw gebruikersnaam en wachtwoord. Ook moet uw persoonlijke mobiele nummer bij fluX bekend zijn. Deze gegevens zijn bij het aanmelden van een nieuwe gebruiker door uw organisatie ingevoerd en aan u bevestigd.

Nadat u uw gebruikersnaam en wachtwoord hebt opgegeven, drukt u op de knop inloggen.

Nadat u door het systeem bent herkend ontvangt u een SMS-code, welke u dient in te voeren om toegang te krijgen tot de applicatie.

Voert u drie keer een verkeerde code in, dan zal uw account worden geblokkeerd. U kunt deze via de Support Desk laten deblokkeren.

Let op: Sinds maart 2020 wordt bij het inloggen in fluX VMS verschil gemaakt tussen kleine letters en hoofdletters. Dit kan aanleiding geven tot wat verwarring, met name omdat sommige wachtwoorden waarschijnlijk ongemerkt met een hoofdletter en/of kleine letters zijn ingevoerd.

2 Applicatie

Het scherm van onze applicatie is opgebouwd uit verschillende onderdelen. In deze handleiding zullen we de verschillende navigatie onderdelen en functionaliteiten nader toelichten. Het scherm is opgebouwd uit:

1. Menubalk
2. Linker navigatie
3. Taxatie-navigatie
4. Taxatie-invoervelden

3. Menubalk

Afhankelijk van uw rechten treft u onderstaande tabs aan in de Menubalk. In dit hoofdstuk zullen we de verschillende tabs nader toelichten.

De knoppen: “Actielijst” , “Planning” en “Workflow” zijn alleen zichtbaar voor gebruikers die gebruik maken van de workflow-module.

3.1 Bewaar

Na een wijziging kunt u van scherm wisselen waarna de wijzigingen automatisch worden opgeslagen. Blijft u werkzaam op dezelfde pagina en wilt u tussentijds opslaan om het effect van een wijziging in het scherm te zien, druk dan op 'Bewaar'.

3.2 Ververs

Ververs de applicatie. Niet opgeslagen gegevens worden ververst.

3.3 Zoek

De applicatie beschikt over een krachtige zoekfunctie. Zo kunt u eenvoudig binnen uw eigen organisatie alle taxaties doorzoeken. Vervolgens kunt u het resultaat weer filteren.

Wilt u een taxatie inzien? Selecteer de gewenste taxatie regel en klik op de knop 'Naar taxatie geselecteerde regel zoekresultaat'. U gaat nu direct naar de geselecteerde taxatie.

TIP: Voor betere/verfijndere zoekresultaten kunt u ook gebruik maken van de filter en/of sorteeropties in tabelkoppen.

3.4 Portfolio

Wanneer u in één overzicht wilt van alle complexen in een portfolio dan kunt u naar het onderdeel 'Portfolio'.

Naast invoerschermen treft u ook portfolio-rapportages aan waar u eveneens een overzicht krijgt van alle complexen binnen het geselecteerde portfolio. Denk hierbij aan een Waardering overzicht, Mantelrapportage met samenvatting van de portfolio of Batch - alle bijlagen waarbij de gebruiker in één keer alle bijlagen van de onderliggende waarderingscomplexen kan opvragen.

Daarnaast heeft u de mogelijkheid om snel en eenvoudig de data uit fluX te exporteren naar Excel, en na een mutatie, weer te importeren.

U kunt weer terug naar het overzicht per complex door in de Menubalk te kiezen voor 'Complex'. 

Let op: De functionaliteit 'Portfolio' is in de navigatie alleen zichtbaar indien u over de Max-licentie beschikt. Meer informatie over de portfoliomodule vindt u op onze website.

3.5 Workflow

Een taxatie kan onderdeel van een workflow voor een bank zijn. Dat betekent dat u een aantal. door de bank verplichte velden dient in te voeren. De Handleiding Workflow geeft u hierover meer informatie.

Let op: De functionaliteit 'Workflow' is in de navigatie alleen zichtbaar indien u over de SBR Connect-licentie of Max-licentie beschikt.

3.6 Profiel

Dit onderdeel bestaat uit verschillende subschermen. Onderstaand een overzicht van deze schermen inclusief toelichting.

3.6.1 Organisatie

Een overzicht van de registratievelden van de organisatie. Aanpassing van deze velden is alleen mogelijk, mits u de daarvoor benodigde rechten hebt. Doorgaans heeft slechts een beperkt aantal medewerkers van uw organisatie deze rechten.

3.6.2 Taxateur

U geeft hier uw contactgegevens, titels en lidmaatschapsnummers (NRVT, RICS, VBO) op welke automatisch worden opgenomen in uw taxaties. Ook ziet u hier uw TMI nummer vermeld voor de TMI taxateurs.

3.6.3 Trainingen

Een overzicht van de trainingen waaraan u deel hebt genomen. Daarnaast kunt u zich hier ook aanmelden voor nieuwe trainingen. Zet een vink voor de gewenste training en druk op 'Bewaar' . U bent vervolgens ingeschreven. U ontvangt ca. 2 weken voor aanvang van de training nadere informatie.

3.6.4 Mentorschap

Voor het activeren van een van de modellen Exploitatiegebonden, Woningcomplex, Woningcorporatie of Ontwikkelingsmodule is een mentorschap vereist. Een uitvoerige beschrijving kunt u vinden in de Handleiding Mentorschap.

3.6.5 Kwaliteitstraat (Alleen van toepassing voor TMI taxateurs)

Onder dit tabblad vindt u een overzicht van de complexen welke handmatig zijn gecontroleerd. U kunt een complex selecteren en vervolgens de dialoog inzien tussen de controleur en de taxateur.

3.6.6 Taxaties

U kunt hier een overzicht per jaar uitdraaien van de door u uitgevoerde taxaties. Dit overzicht is handig om bijvoorbeeld de NRVT te informeren over het aantal uitgebrachte taxaties. U kunt het overzicht exporteren naar PDF, Excel of Word.

3.6.7 Licenties & facturen

Hier treft u een overzicht van de (historische) licenties en facturen welke u kunt downloaden.

3.6.8 Voorwaarden

Overzicht van de door u geaccepteerde voorwaarden die u hier ook kunt downloaden.

3.6.9 Toegang

Overzicht van alle waarderingscomplexen, buiten uw eigen organisatie, waar u expliciet toegang tot gekregen hebt.

3.6.10 Samenwerking

Wanneer u wilt samenwerken met taxateurs buiten uw eigen organisatie, voegt u deze hier toe als samenwerkingspartner(s). Vervolgens kunt u bij een specifieke taxatie (een) samenwerkingspartner(s) opvoeren als plausibiliserend/controlerend taxateur.

3.7 Documenten

Verdeeld naar categorieën, treft u hier een overzicht aan van de verschillende handleidingen van fluX die gedownload kunnen worden. Dit doet u door de handleiding te selecteren en op de knop ‘Download document’ te klikken.

3.8 Im- Export

fluX heeft een functionaliteit voor het Im- en Exporteren van data uit Excel. Meer over deze functionaliteit kunt u teruglezen in de Handleiding Excel Im-Export.

Let op: De functionaliteit 'Im-Export' is in de navigatie alleen zichtbaar indien u over de Max-licentie beschikt. Meer informatie over de module vindt u op onze website.

3.9 Support

Ondersteuning van gebruikers is een belangrijk van de service van fluX. Wij beschikken over volgende support onderdelen:

3.9.1 Online Support Center

Op ieder gewenst moment (24/7) kunt u terecht bij ons online Support Center. U maakt hier eenvoudig uw Support Ticket aan en deze wordt door de medewerkers van fluX in behandeling genomen.

3.9.2 Support account aanmaken

Om van onze online Support desk gebruik te kunnen maken dient u eenmalig een support account aan te maken . Dit kunt u doen via de volgende link: https://www.flux.nl/registreer/

Let op: Uit veiligheidsoverwegingen is uw support-account niet gekoppeld aan uw VMS-account en dient u zelf een nieuwe account aan te maken.

3.9.3 Release Notes

Overzicht van de doorgevoerde wijzigingen en/of nieuwe functionaliteiten, die u kunt filteren op waarderingsmodel en/of datum.

3.9.4 Kennisbank

Overzicht van veelgestelde vragen en antwoorden.

3.10 Nieuwe gebruiker

Een nieuwe gebruiker voor uw organisatie kunt u digitaal aanvragen nadat u bent ingelogd in fluX. Stapsgewijs wordt u door het aanvraagformulier geleid. Nadat u het formulier heeft gecontroleerd via de controle knop, kunt u het versturen. Voordat het account geactiveerd kan worden, dient er een verplicht educatietraject gevolgd te worden, zoals beschreven op onze website.

4. Linkernavigatie

De linkernavigatie bestaat uit vijf tabbladen:

Navigatie | Taxatie | Toegang | Instelling | Notities

In deze sectie zullen we ieder tabblad nader toelichten:

TIP: Wanneer u het scherm voor de 'Taxatie-invoervelden' wilt vergroten kan de linkernavigatie verborgen worden. U kunt dit doen door in de grijze balk op onderstaand icoontje te drukken:

Om de navigatie weer zichtbaar te maken klikt u op:

4.1 Navigatie

De Navigatie kent een hiërarchische opbouw, dit bepaalt wat de gebruiker ziet in de onderdelen Taxatie Navigatie en Taxatie invoervelden.

FILTER TAXATEUR / AFDELING / BU

Hier ziet u verschillende tabbladen, het tabblad “Navigatie” is geselecteerd.

TAXATEURS / AFDELING / BU (Business Units)

Hier ziet u een overzicht van de gebruikers (taxateurs) binnen uw organisatie. De exacte weergave is afhankelijk van de gehanteerde indeling. Selecteert u een taxateur dan ziet u alle portfolio's en taxaties die vallen onder de geselecteerde taxateur.

Let op: Assistenten zijn niet zichtbaar in dit overzicht.

FILTER COMPLEX OF PORTFOLIO

Wilt u van de geselecteerde taxateur bepaalde portfolio’s of complex zien dan kunt u hier filteren (filter-icoon).

PORTFOLIO

Hier ziet u een overzicht van de verschillende portfolio's. Portfolio’s A, B en C hangen in dit geval onder Taxateur A . U kunt een portfolio aanmaken (plus icoon). Wilt u een portfolio en de onderliggende complexen kopiëren (kopie icoon). U kunt ook een portfolio verwijderen (rood kruis icoon).

COMPLEX

Hier ziet u een overzicht van alle complexen die deel uitmaken van 'Portfolio C'. Per complex is aangegeven om welk type object het gaat (zie 1.2 Taxatiemodellen door op het veld te staan verschijnt er een lijst met type objecten), het jaar van de waardepeildatum en het aantal weken geleden dat er voor het laatst een wijziging is doorgevoerd. In de grijze balk beschikt u over een aantal iconen waaraan verschillende acties gekoppeld zijn zoals o.a. Complex toevoegen (plus-icoon).

De verschillende acties zijn hieronder beschreven in hoofdstuk 4.0.1.1 Overzicht van de gebruikte iconen in de navigatie.

TIP: U kunt het complex voorzien van iedere willekeurige naam. Deze naam 'Modelrapport - BEL' wordt getoond in top van de taxatie navigatie, zodat u kunt zien met welk complex u aan het werk bent. We zien echter dat veel taxateurs hier het adres van het complex invoeren. Dit adres wordt in het rapport nergens getoond.

4.2 Overzicht van de gebruikte iconen in de navigatie

In de Linker Navigatie in de grijze balk ziet u de onderstaande iconen. Door op een icoon te klikken voert u een actie uit. Hieronder een overzicht van de acties:

Icoon	Functionaliteit
	Verwijderen van een Portfolio of Complex. De Support desk kan u altijd helpen om verwijderde complexen (of portfolio’s) terug te zetten.
	Toevoegen van een nieuwe Portfolio of Complex.
	Kopiëren van een Portfolio of Complex. Alleen portfolio’s met maximaal 20 complexen kan de gebruiker zelf kopiëren. Heeft de portfolio meer complexen, vraag dan een kopie aan via onze online Support Desk.
	Het definitief maken (op slot zetten) van een taxatie door de 1e taxateur. De taxatie kan hierna niet meer aangepast worden. De gegevens van de 1e taxateur, die deze taxatie op slot zet, wordt automatisch opgenomen in het taxatierapport.
	Het accorderen van een taxatie door de controlerend of plausibiliserend taxateur (2e taxateur). De gegevens van de gebruiker die deze actie uitvoert wordt automatisch opgenomen in het taxatierapport als 2e taxateur. De eerste taxateur ontvangt een e-mail met bevestiging en taxatierapport in de bijlage.
	De controlerend of plausibiliserend taxateur wijst hiermee de taxatie af (gaat niet akkoord.) De taxatie wordt voor de 1e taxateur automatisch weer schrijfbaar.
	Het van “het slot” halen van de taxatie en daarmee weer schrijfbaar maken. Dit kan alleen door de taxateur mits de taxatie niet langer dan twee weken geleden op slot is gezet en geen onderdeel uitmaakt van de workflow. In alle andere gevallen kunt u contact opnemen met de helpdesk om de taxatie schrijfbaar te maken.

4.2.1 Taxatie

Een overzicht van de belangrijkste waarden en KPI’s van het geselecteerde complex (taxatie). Na een aanpassing en bewaren van waardering parameters bij het Taxatie invoervelden is het (vernieuwde) resultaat hier direct zichtbaar.

4.2.2 Toegang

U kunt hier, voor het geselecteerde complex, toegang geven aan een andere organisatie. Hierbij kunt u kiezen uit enkel leesrechten of lees- en schrijfrechten. Daarnaast inzicht in de 1ste en 2e taxateur van de taxatie en wanneer zij akkoord hebben gegeven.

TIP: Onder dit tabblad kunt u o.a. inzien wanneer een taxatie door een 1ste en 2e taxateur definitief is gemaakt.

4.2.3 Instelling

U kunt hier instellingen zetten die, door middel van overerving, gelden voor alle complexen binnen het portfolio.

4.2.4 Notities

De mogelijkheid om algemene notities toe te voegen aan het geselecteerde complex (taxatie). Dit wordt niet opgenomen in het taxatierapport.

5. Taxatie-navigatie

De taxatie-navigatie is de navigatie aan de rechterkant op het scherm die gebruikt wordt voor het invullen/uitvoeren van uw taxatie. Deze navigatie bestaat uit hoofdtabbladen en subtabbladen. De getoonde tabbladen zijn afhankelijk van het geselecteerde complex (in de linkernavigatie) en het bijbehorende taxatiemodel.

In dit hoofdstuk bespreken we de generieke onderdelen van de taxatie-invoervelden, onafhankelijk van het gekozen taxatiemodel.

Per Taxatiemodel is er een Handleiding beschikbaar welke toelichting geeft op de inhoud van de Taxatie Navigatie en Taxatie invoervelden.

5.1 Taxatie-invoervelden

Hier voert de taxateur de kenmerken van het getaxeerde complex en waarderingsparameters in. De tabbladen bestaan uit een combinatie van invoervelden en berekeningen.

5.2 Overerving

Om de invoer in fluX zo effectief mogelijk te maken is er gekozen om het principe van overerving toe te passen. Hiermee kan de gebruiker een kenmerk van een complex in één keer opvoeren voor alle onderdelen van dit complex.

Concreet: Voor het complex moet aangegeven worden wat het IPD-type (kantoor, winkel, bedrijfsruimte) is. Wanneer dit is gedaan, krijgen alle aan te maken ruimten binnen dat complex automatisch hetzelfde IPD-type.

Wanneer nodig kunt u dit per individuele ruimte alsnog aanpassen. In onderstaand voorbeeld volgen alle ruimten automatisch het IPD-type van het complex, behalve de ruimte 'Kantoor verdieping'. Hier is de het IPD-type handmatig aangepast. De achtergrondkleur deze cel is gewijzigd van blauw naar wit. 

Let op: invoer op het laagste niveau is leidend!

5.3 Extrapolatie

Eveneens om de invoer te vereenvoudigen kennen we het principe van extrapolatie. Binnen fluX zijn er verschillende parameters die over tijd, beschouwingsperiode van de waardering, ingevoerd moeten worden.  Een voorbeeld hiervan is het percentage markthuurindex.

U kunt door één cel in te voeren, de index neerzetten voor de gehele beschouwingsperiode. De cellen van uw invoer worden wit. Wanneer er bij een cel niets is ingevoerd neemt deze cel automatisch het percentage over van de cel aan de linkerzijde.

In onderstaand voorbeeld is te zien dat het percentage Markthuurindex is opgegeven. De gebruiker heeft in periode 1,00% ingevoerd en in periode 5 is dit 1,50%. Cellen van periode 1 en 5 zijn wit (invoer van de gebruiker), de overige cellen zijn geel (extrapolatie).

5.4 Kleuren

In de applicatie ziet u verschillende achtergrondkleuren van invoervelden (cellen) deze kleuren hebben een specifieke betekenis. Hierbij een overzicht van de kleuren en betekenis:

5.5 Opslaan

Tijdens het maken van een waardering doorloopt u de tabbladen en (sub)schermen van de Taxatie invoervelden. Na invoer van een veld is deze nog niet opgeslagen. Dit gebeurt automatisch wanneer u naar een ander tabblad of (sub)scherm gaat of wanneer u op de knop 'Bewaar' drukt.

5.6 Referenties

Een vast onderdeel van een waarderingscomplex zijn de referenties. Om referenties optimaal te gebruiken bouwt u in fluX een eigen referentiedatabase op zodat u referenties eenvoudig kunt hergebruiken. Voor deze functionaliteit verwijzen wij naar de Handleiding Referenties.

5.7 Tekst rapport

Voor de onderbouwing van het waarderingscomplex verwijzen wij naar het onderdeel Tekst rapport. Voor optimaal gebruik van dit onderdeel verwijzen wij naar de Handleiding Tekst Rapport.

5.7.1 Rapportages

Onderdeel van iedere waarderingscomplex in het Taxatie invoervelden is het scherm Rapportages welke bestaat uit drie onderdelen.

5.7.2 Taxatie

Onder Taxatie staan alle mogelijk rapportages. Alle rapporten zijn met naam genoemd in de inhoudsopgave.

Wanneer er sprake is van blokkerende meldingen zijn het taxatierapport en de samengestelde bijlagen geblokkeerd. Er verschijnt een waarschuwing in uw scherm.

Let op: Onder het tabblad Waardering treft u overzicht van alle blokkerende en controle meldingen. Lees de meldingen aandachtig en controleer de desbetreffende velden.

Wanneer de blokkerende meldingen zijn opgelost, is het taxatierapport beschikbaar.

Indien u ondanks de blokkerende meldingen toch het rapport wilt uitbrengen, kiest u dan onder het scherm Tekst Rapport - onderdeel B. Taxatie - (1) Algemeen de Keuze waardering, bijv. 'NAR waarde'.

Onder Rapporten, Taxatierapport keuzewaarde kunt u dan het rapport genereren en uitdraaien in PDF-formaat. De controlemeldingen blijven echter wel zichtbaar.

Onder Taxatie kunt u, door te klikken op de naam van een rapport, bijv. Taxatierapport, het gewenste rapport inzien. Binnen de rapportages zijn er meerdere functionaliteiten.

Icoon	Functionaliteit
	Ga naar de eerste pagina.
	Één pagina terug.
	Geeft aan op welke pagina je momenteel zit.
	Één pagina vooruit
	Ga naar de laatste pagina.
	Ga terug naar het vorige rapport, bijv. inhoudsopgave.
	Vrij tekstveld om vervolgens te zoeken in het rapport.
Find	Zoek naar het opgegeven vrije tekstveld.
Next	Ga naar het volgende resultaat zoals opgegeven in het vrije tekstveld.
	Download uw bestand (om vervolgens op te slaan). Dit kan naar bestandstypen: CSV, PDF, Excel en Word.
	Pagina verversen

5.7.3 Foto

U kunt foto’s uploaden in fluX die automatisch worden meegenomen in de bijlagen van het Taxatierapport. Het opgegeven onderschrift wordt bij de foto’s getoond en u kunt zelf de volgorde van de foto’s bepalen.

5.7.4 Bijlagen en archief

Onder Bijlagen en archief kunt u het volledige taxatierapport, incl. foto’s en bijlagen, genereren. Voor informatie over het proces verwijzen wij naar de Handleiding Taxatieproces.